目的と適用範囲

当センターは、有楽町・銀座・丸の内・日比谷周辺の中小企業、店舗、専門サービス事業者のM&A相談において、社名や財務情報だけでなく、従業員、常連顧客、賃貸借、許認可、個人保証、取引先に関わる情報を取り扱います。本方針は、当センターが取得・保管・共有する電子データ、紙資料、メール、面談メモ、外部専門家との連絡記録に適用します。

情報分類と最小限の取扱い

情報は案件の目的に必要な範囲で取得し、候補先、外部専門家、社内担当者への共有範囲を必要最小限にします。

アクセス管理・送受信管理

• 案件情報へのアクセスは、担当者、確認が必要な管理者、外部専門家等の必要な関係者に限定します。
• 候補先へ情報開示する前に、譲渡希望企業様の意向、開示範囲、NDA締結状況、買い手の検討目的を確認します。
• メール・クラウド・ファイル共有を利用する場合は、宛先、添付資料、権限、保存期間を確認し、誤送信や過剰共有を防止します。
• 買い手ニーズの匿名配信では、買い手企業名、担当者名、特定につながる固有情報を原則として開示しません。

外部専門家・委託先の管理

M&Aでは、法務、税務、会計、労務、登記、許認可、賃貸借、金融機関対応など、外部専門家の確認が重要になる場合があります。当センターは、案件の必要性に応じて外部専門家と連携し、共有目的と共有範囲を明確にします。システム、メール、サーバー、フォーム等の委託先についても、秘密保持と安全管理の観点から必要な確認・監督を行います。

インシデント対応

誤送信、紛失、不正アクセス、漏えい等のおそれを把握した場合、当センターは速やかに事実確認、影響範囲の特定、拡大防止、関係者への連絡、再発防止策の検討を行います。個人データの漏えい等により本人の権利利益を害するおそれがある場合は、法令に従い、個人情報保護委員会への報告および本人への通知を検討・実施します。

継続的改善

情報管理のルール、フォーム文言、メール運用、候補先開示プロセス、外部専門家との連携方法を定期的に見直します。M&A実務では「いつ・誰に・どこまで開示するか」が信頼に直結するため、単なるシステム管理に留まらず、案件進行の判断にも情報セキュリティの視点を組み込みます。